Credenciamento em eventos: novidades tecnológicas.

credenciamento em eventos

Você concorda que para um evento ser bem realizado, ele precisa de uma organização bastante eficaz?


Existem vários detalhes que devem ser analisados para que qualquer evento aconteça perfeitamente, mas um dos essenciais é o credenciamento.


O credenciamento em eventos é fundamental, já que ele vai indicar todas as questões para segurança, controle de acesso, armazena os dados dos visitante e guia o público para qual ação cada convidado pode tomar dentro do evento. Além disso, essa etapa é a primeira etapa para que o visitante ingresse no seu evento. 


Para realizar esse procedimento, o público deve se dirigir até um local específico, normalmente de fácil acesso e próximo a uma das entradas do evento. Dessa forma, comprovando sua inscrição e receber sua credencial, o “passaporte” para os ambientes do evento.


A falta do credenciamento pode impactar negativamente para a produção desse evento. Já que ele não terá como diferenciar seus fornecedores do seu público ou dos visitantes de uma feira dos congressistas.


Imprevistos-no-Evento

Por se tratar da primeira fase e, muitas das vezes seu público chegar ao mesmo tempo ao início do evento, por exemplo no início de um dia de palestras, a longa demanda pode acabar provocando atrasos por espera em filas enormes, afetando os participantes ao perder boa parte do evento, por exemplo.


Para evitar isso, com o grande desenvolvimento da tecnologia, hoje é possível resolver esse tipo de problema, bem como outros, com duas tecnologias incríveis.


Vamos conhecê-las?


RFID: A Pulseira Inteligente

Essa pulseira é bastante interessante, por contar com a tecnologia RFID. Ou seja, identificação por radiofrequência, uma forte tendência que tomou grandes eventos, como o Tomorrowland e Lollapalooza.


Ela consegue oferecer outras vantagens aos organizadores, como a prevenção contra falsificação de ingressos. Por ela ter um registro único com as informações do usuário, além de ter mais gestão e controle em tempo real da movimentação no evento.


No entanto, é fundamental ter outros fatores unidos a pulseira inteligente. Como o credenciamento prévio dos participantes, fazendo com o que haja maior agilidade no dia do evento e na verificação da mesma. E também contar com uma equipe qualificada e experiente para verificar e distribuir as credenciais.


Para ajudar mais ainda no processo de credenciamento em eventos, simplificando qualquer tipo de problema, também podemos contar com outra grande tecnologia.


Que tal entendermos mais sobre ela?


QR Code 

O QR Code (Quick Response Code) ou código de respostas rápidas, foi produzido com a finalidade de codificar informações que sejam possíveis de serem lidas em velocidade rápida e em qualquer situação.


Desde a década de 90, o QR Code passou a existir, mas apenas recentemente começou a ganhar força em eventos, sejam eles de pequeno, médio e grande porte.


Sua funcionalidade faz com que ele possa ser utilizado em diversas situações. Como no credenciamento em eventos, facilitando que o público interaja em stands, ativações e até podendo promover um network, ao disponibilizar os dados para que os participantes possam trocar informações. 


A aplicação é bastante simples e prática: no momento da inscrição do evento, os participantes ganham um QR Code único e especial que pode ser lido em segundos facilitando qualquer interação com o evento.


Outra forma interessante de aplicação, por meio da personalização do cliente, poderia acontecer após a compra do ingresso em caso de eventos. Onde seria enviado e-mails aos participantes com um QR Code único, para o participante mostrar em seu smartphone no momento do credenciamento no evento. Podendo até fazer até seu auto credenciamento, através de tablets.


Além disso, é fundamental colocar o código nos crachás dos participantes para a hora do credenciamento. Simplificando todo o processo, com a opção do participante aproximar seu QR Code do leitor e realizar a leitura e confirmação.


Tendência e Soluções de Credenciamento em Eventos

Com tudo isso, é bastante simples perceber que essas tendências tecnológicas conseguem simplificar vários problemas que anteriormente organizadores se desdobravam em outras técnicas. Como aumentar o número de recepcionistas, impressão prévia de etiquetas sempre buscando facilitar o evento dos participantes.


Por isso, é essencial investir em ferramentas tecnológicas para minimizar os problemas com o credenciamento em eventos, fazendo com que o mesmo proporcione uma experiência incrível ao participante.